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执行工作的第一件事:正确掌握「现状」与「期望」
2020-07-11

执行工作的第一件事:正确掌握「现状」与「期望」

想让主管、客户都满意你的专业服务?首先必须先掌握「关键课题思考」的能力,所谓「关键课题思考」就是:正确掌握现状与期望,找出需要优先处理的问题,思考出让现状更接近期望的方法。

想要提升思考关键课题的精準度,有三种必须意识到的观点,那就是:

● 视角

● 视野

● 视点

这三个观点,也相当于思考关键课题的基础能力。你可以透过图表2-1,了解如何更精确地掌握事件的全貌,并且归纳出正确的期望。换言之,在任何行动之前,若能从这三个观点去观察,就能大幅减少失误所带来的不必要损失。

实际上,「视角、视野、视点」其实是锁定对象、扩散再聚焦的过程。所谓视角,就是我们该从谁的角度看待这件事;而视野则是综观时间与空间,将课题在脑中从一个问题,变成立体的呈像;最后透过视点,锁定整个呈像中的核心,这也就是我们思考关键课题的最佳切入点。

接下来,我将具体说明如何将这三个不同的观点运用在工作上。

找出课题对应的对象

所谓的课题,就是从现状与期望中归纳出的关键问题,以及为求解决而思考、整理出的方法。虽说理所当然,课题本身就有对象之分,当需要面对课题的人不同,或是所扮演的角色、职务产生变化,对应的现状、期望以及问题势必有所改变。

简单来说,课题必定有其「对象」。在实际採取行动之前,我们都应该先回答以下这三个问题:

「这个课题,是谁应该面对的课题?」

「这个任务是为了让谁感到满意?」

「那个对象,又是怎幺看待这个课题的?」

为了锁定关键课题,就必须以课题的对象,也就是从委託你处理工作的客户或主管的立场出发,以掌握任务的全貌,创造出超越委託者期望的成果。

加入空间轴与时间轴让课题变立体

思考关键课题的三个「观点」中,第二个就是「视野」。我们已经了解,视角有高低之分,而视野则是以空间与时间来表现,有宽狭之别。

这边要先介绍的是「空间轴视野」。假设现在有个新产品的开发专案,在这个专案中,会有许多工作需要处理,包括在生产新产品前,需要进行市场调查、研究对手企业抢先开发的新产品;在正式发售前与销售店家洽谈、安排广宣、街头问卷、行销活动等众多程序。

所谓「空间轴视野」,指的就是这类业务的範畴。而要使自己「空间轴视野」更开阔,就必须关注自己业务範围以外的工作。

另一个视野,就是「时间轴视野」。以设定期望为例,从时间轴的视野去观察,就是要先釐清,这个期望实现的时间,会发生在多久以后?是下週、下个月、还是一年后?

到人在不同的时间点,心中的期望自然会有所不同,如果是不久之后的未来,或许只会成为部门间的小型目标,但若是关係长期性的规划,可能就必须跨部门检讨等。在上述情况下,时间轴与空间轴的视野也可能因此产生关联。

为什幺你的想法比较周全,主管却不同意?

经过通盘的考量后,你可以向主管提出自己的看法:「这份工作或许可以控制在一週之内完成,但这样无法超越之前的成果。只要给我一个月的时间,去彻底处理几个状况跟问题,我想自己能做出比之前更好的成绩。」

在这样的说明之下,有些主管或许会同意你的提案,但也有些主管可能不吃这一套。

「可是这个案子近期就得结案了,你还是在一週之内完成。」

由此可得知,上司的期望是在一週后就看到工作成果,所以在进一步讨论是否可能延期之前,得先站在对方的「视角」俯瞰「时间轴视野」。

这才知道,其实上司原本打算,「在下下週的全社大会上,发表部门的工作成果」。在了解这件事后,你可能可以选择这样说:「在报告会上,您能不能先表示『工作目前还在进行中,但在一个月之后预计能超越当初的目标,达到这样的成果』。当然时间如果充足,我们也将竭尽所能!」

在解释过需要更多时间的原因后,再让主管了解从长期角度,切入课题可能带来的益处,站在对方的角度来思考关键课题。像这样拓展时间轴视野,就有可能掌握时机,不仅取得自己工作的主导权,也能回应主管的期望。

如何判断「什幺是现在应该立刻做的事」?

在思考关键课题前,我们应该先提升自己的视角,拓展视野来进行思考。最后,则是培精準的「视点」。视点的敏锐度,将攸关你能否清楚掌握「什幺是最重要的事」、「该如何聚焦关键课题」等决定任务成败的关键。

从较高视角蒐集而来的情报,透过宽阔视野进行思考,再以敏锐的视点来设定课题,这就是思考关键课题的理想状态。

该如何磨练视点?可惜的是,不存在能使其进步的既定方程式,但若是想提升到一定的水平,还是有个努力的大方向。

首先要做的,就是熟悉现今已经普及的视点,也就是现有的框架。在观察事物时不能只抱持模糊的视点,应该在彙整情报后用心琢磨。

要使视点更加敏锐,就必须习惯深入思考。为此,重複向自己提出「为什幺?」、原因是什幺?」等自问自答的问题,也独具效果。例如「这是什幺?」、「问题出在哪里?」

心中常保疑问,当问题发生的时候,也不只以一句「问题出在○○,报告完毕」就划上句点。而是阶段性地保持疑问「为什幺会造成这样的问题?」、「问题发生的原因是什幺?」不断地自我提问。藉由这样的过程,磨练视点的敏锐度。

若能掌握这三个观点不遗漏,就能确实掌握思考关键课题的能力,并使你的专业获得认可,让他人想再度委託你处理工作,成为无可取代的人才,并将至今磨练有成的问题解决力、业务知识及累积的经验,以惊人的效率和效果,直接反映在工作成绩上。


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